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我国出版集团ERP信息管理系统建设

    当今的全球化竞争日趋激烈,出版集团的外部生存环境发生了较大的变化。出版集团要在激烈的市场竞争中取得优势,就必须加快信息化的步伐,改善自身的信息管理系统。ERP系统的实施和应用,意味着出版集团要用一套更高层次的管理模式来运作企业,为自身带来更长远的社会效益与经济效益。这就要求出版集团的全体员工,包括集团决策层,改变传统的思维方式和管理模式,以适应新的发展要求。

1 出版集团建设ERP信息管理系统的意义

1.1再造信息系统,提高管理水平

    ERP作为一种管理软件,能将编辑、营销、财务和物流等系统无缝整合,集成信息并再造信息系统平台,使出版集团负责人能及时、深入地了解企业的相关信息,大至集团发展趋势及动态,小至具体出版物的出版进度,从而方便出版集团负责人开展管理工作,制定科学的工作方案及应对策略,以加快出版集团对市场环境的反应速度,提升出版集团的竞争优势。此外,ERP作为一种管理思想,融合了先进的管理理念,可以及时调整出版集团的战略目标,从根本上改善集团的管理模式和员工的工作模式。实施应用ERP系统的过程就是全面提高出版集团管理水平并赢得竞争优势的过程。

1.2优化业务流程,提高工作效率

     管理学家迈克尔·哈默曾说过:“在企业的运行中,绩效的显著提升只有通过根本性的变革才能实现。”ERP项目实施的重要意义之一,就是能最大程度地优化出版集团的业务流程,提高工作效率。ERP系统强调业务流程的优化和集成,它把生产、财务、营销以及技术等子系统整合成一个一体化的系统,在统一的信息管理平台上工作,做到机构不重叠、业务不重复和信息不孤立,达到缩短流程周期、节约运作资本、增强集团整体合作意识、提高管理精度的目的。

1.3有效降低成本,增加企业利润

     由于出版行业的生产活动是基于内容的生产活动,因而具有一定的生产特殊性:产品生产时间弹性大,出版物数量及品种较多,大量生产环节如设计、印刷、装订等要委托供应商来完成;核算方法及发行方式有别于普通商品;涉及的财务流程和财务要求具有自身的特点。针对于此,ERP系统一方面能使出版集团的需求计划更科学,降低成本,为出版集团创造更大的利润,另一方面,ERP环境下,企业员工的工作会更有秩序,更加有效,从而使出版物质量相应提高。ERP系统采用基于过程的质量监控,能与IS09000系列互相配合,质量管理有了技术上的保证,从而降低出版物的不合格率,为出版集团节约资源。

1.4挖掘员工潜力,提升集团形象

      ERP作为一种管理思想,把新的工作理念及工作方式引入出版集团。重组后的业务流程使员工的机械劳动与重复劳动减少,降低了员工在机械手工劳动中发生错误的可能性,使员工从繁杂的事务中解放出来,更好地发挥自身价值与能力,员工潜力得到最大程度的挖掘。另外,ERP使出版集团能更好地履行对客户的供货承诺,提高客户满意度,提升集团形象。

2 上海世纪出版集团ERP实施案例

2.1项目背景

    20051126,作为全国文化体制改革试点单位的上海世纪出版集团,在成功转企后,与上海大盛资产有限公司、上海精文投资公司、东方网股份有限公司、上海联和投资有限公司及浙江联合出版集团共同投资组建了股份制公司,注册资本10亿元,其中,上海世纪出版集团占有70%的股份,拥有全资或控股成员单位26家,包括图书出版机构15家、音像出版社4家、电子出版社2家、期刊44种与报纸6种。

     随着出版业体制改革的不断深入,上海世纪出版集团在管理上存在的问题也日益突出,具体表现在:集团总部相对弱势,难以采用集团化的管理模式;出版社的发行体系各自独立,集团化的统一发行体系尚未建立;自出版产品物流“小、快、零、多”的特点,加大了管理的复杂性;单品核算较为困难,绩效考核缺乏统一数据支撑;各部门、各业务环节的信息沟通不及时,为信息数据的整合和信息系统的集成设置了障碍。

    上海世纪出版集团通过ERP项目亟待解决三大问题:第一,从经营角度出发,改变单纯依靠增加出版物品种来拉动销售的增长方式;加强选题策划和出版计划的管理,提高图书的整体选题质量和单品种赢利能力;通过信息共享,有效减少不良库存;强化资金管理能力,完善成本反馈检查体系,控制生产成本,增加集团利润。第二,从管理角度出发,进一步明晰集团愿景,改造并优化内部流程,完善集团内部控制体系,通过提升集团管理水平来提高决策的科学性,充分体现集中统一管理模式的优势。第三,从信息化建设角度出发,基于集团业务流程和战略需求,建立一个集成的、开放式的信息平台,保证信息的实时共享和规范统一,为集团决策提供科学依据,保证集团战略目标的实现。

    上海世纪出版集团要ERP项目不仅能提供一个开放式的信息管理系统,更要提供一个以提高主营业务市场竞争力为核心的整体解决方案,使自身逐步成为具有国际竞争力的大型传媒集团。

2.2项目选型

    上海世纪出版集团于2008年正式开始实施ERP项目,选择的是用友软件公司的NC出版行业解决方案。用友软件在传媒行业有不少成功用户。用友的出版行业解决方案主打“资源协同、精细管控”,核心策略是行业化,提供编务、印制、发行、财务一体化的出版集团整体ERP产品。

2.3总体方案

    总体方案中强化出版集团的集中式管理,通过信息管理平台对财务管理模块、编务管理模块、印务管理模块和发行管理模块进行实时管理控制,平衡集中管理和分散运作,实现业务系统与财务系统的一体化。采用项目管理思想,将单品图书视做单个的项目进行全过程管理,使编务部门与发行部门有效结合;同时建立集团分析决策体系,在系统中集成所有历史数据、同行业数据以及其他相关数据,建立决策数据库,为集团决策提供依据。加强集团的风险控制,可进行阶段性的成本预估和赢利预测,随时控制项目风险;增加客户信用评价和客户管理子模块,以降低经营风险和提高客户满意度。该项目支持B2BB2C等电子商务业务。

 3 上海世纪出版集团ERP项目成功因素阶段分析

 3.1项目准备阶段

     上海世纪出版集团在实施ERP项目之前做了充分的企业调研,对本企业的使命、经营需求和不足进行了分析研究,这有助于ERP项目选型和规划。根据出版集团现状撰写包含企业资源状况的可行性报告,为ERP项目筹备小组提供有效参考。只有信息全面准确,出版集团在开展ERP信息管理系统建设时才能合理分配资源,明确项目范围,确保ERP项目按规划顺利实施。此外,上海世纪出版集团按ERP项目管理计划组建了合理的项目筹备小组。小组成员为各部门挑选出的ERP实施业务代表,涵盖了不同层面的优秀人员,保证选型的科学性及实施过程中的良好管理。最后,长时间的选型过程及多次的科学论证也是选型成功的保证。

 3.2项目实施阶段

     在ERP项目实施过程中,上海世纪出版集团实力雄厚,因此可以投入较多资金,根据自身特点从用友公司定制需要的相关功能模块,把握业务流程的关键点,结合企业实际情况,用ERP思想对业务流程进行合理再造。上海世纪出版集团在项目实施阶段进行了有效的项目管理,包括合理的项目阶段规划及分解细化。项目分解可以将总项目分成一项项的子项目,通过对每一项子项目的管理控制来保证最终整体项目实施的成功。

 3.3项目交验及后续阶段

     上海世纪出版集团在每一期项目交验时,都进行详细的测试,以确定系统的稳定性。系统上线一段时间后,再根据各项预期目标对系统进行评估,持续监控系统的运行,保证所有业务流程运行结果有效。做好科学合理的成本预算,使出版集团在后续阶段有足够的资金对ERP系统进行维护和升级。另外,每一次升级都建立在前一个项目已经成功稳定实施的基础上,确保ERP系统升级是一个逐步完善、稳定发展的过程。

    在人力资源管理方面,上海世纪出版集团企业员工进行持续的培训,使员工真正学会运用ERP系统。同时培养企业自己的信息管理技术员,保证ERP系统能得到及时维护,这也从根本上为应对今后的信息化变革提供技术上的支持。

4 不足和建议

    我国出版集团实施ERP项目起步较晚,许多出版集团的信息化程度还是停留在传统的信息管理阶段。随着自身的发展,越来越多的出版集团已经认识到,未来社会是信息化与网络化的社会,要赢得竞争的主动权,实现中国出版“走出去”、建立国际出版传媒集团的最终目标,必须运用国际通用的管理手段。鉴于ERP系统强大、灵活和高效的特点,出版集团纷纷投入巨额资金加以引进,以期能迅速适应市场及客户需求的变化。

    但整体而言,ERP系统在我国出版集团中的使用并不尽如人意,还存在着一些问题。比如出版集团应用的软件系统大多是从通用性软件系统移植而来,没有针对出版集团的特性来进行改造;而我国出版集团使用ERP系统晚,无法准确提出功能需求,软件公司也不了解相关出版流程和出版业务,导致ERP项目实施后不能与集团需求无缝衔接,无法达到出版集团预期的效果。有的出版集团负责人对ERP项目了解不足,认为ERP项目的实施主要是技术层面的事,相当于装一套计算机软件,不用全员参与,所以没有在出版集团内部进行推广培训,导致ERP项目在实施过程中得不到员工配合,员工依然遵循原有的工作程序,模块功能得不到利用,造成巨额资金浪费。

     由此可见,出版集团构建ERP信息管理系统时,必须求真务实,从自身实际情况出发,开发符合自身需求的ERP软件系统。在ERP项目建设中,实现业务流程重组和管理思想变革,同时学习国际先进的现代出版集团的管理理念和技术手段,使我国的出版集团产生质的飞跃。(刘畅)

 

参考文献

 

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[2]王一婵.从高等教育出版社ERP项目看我国出版企业信息化建设[J].科技与出版,2009(2).

 

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[5]程国卿,吉国力.企业资源计划ERP教程[M].北京:清华大学出版社,2008.

 

[6]王惠芬,黎文,葛星.企业资源计划——ERP[M].北京:经济科学出版社,2007.


     编辑:果脯网编辑 果品

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